poster
Для стартапів

Какие юридические документы необходимо собрать стартапу, чтобы успешно отчитываться перед USF (Ukrainian Startup Fund)?

Чуть более года назад, 2 декабря 2019 года, Ukrainian Startup Fund (USF) начал прием заявок от украинских стартапов на ранних стадиях. Ukrainian Startup Fund — это государственный фонд, основанный по инициативе Кабинета Министров Украины и миссией которого является поддержка инновационных проектов и помощь талантливым украинским предпринимателям в создании успешных глобальных компаний.

Предоставляя финансирование на начальных стадиях развития (pre-seed и seed), USF за это короткое время стал крупнейшим ангельские инвестором в Украине с наибольшей актуальной базой стартапов на ранних стадиях. Так, за первый год работы 64 стартапа уже привлекли гранты от фонда, среди которых и команда Legal Nodes, которая 28 апреля 2020 получила самый высокий результат на пятом Pitch Day и привлекла от USF грант в размере 50 тыс. долларов США.

Если ваш стартап уже начал работу с USF или только планирует участвовать в грантовой программе, команда Legal Nodes будет рада поделиться с Вами шаблонами юридических документов для успешной подачи отчетности в USF.

Этот материал написан при поддержке USF и является отражением нашего личного опыта сотрудничества.

 

Шаг 1. Подписание договора между USF и стартапом

Если Вы удачно провели питч (выступили с презентацией) стартапа, а в USF приняли решение о его финансировании, первым шагом является заключение Грантового контракта. Для этого Вам необходимо собрать и подать в фонд некоторые документы:

  1. справку об открытии отдельного банковского счета под грантовые деньги;
  2. подтверждение прав интеллектуальной собственности и ноу-хау (при необходимости, например, это может быть свидетельство о регистрации торговой марки или патент на изобретение и др.);
  3. справки из разных реестров, подтверждающие отсутствие задолженности по налогам / сборам, платежеспособность стартапа и все факты государственной помощи стартапу за последние три года и тому подобное.

После получения этих документов USF формирует Грантовый договор и подписывает его с уполномоченным представителем стартапа (для этого надо также заранее получить квалифицированную электронную подпись, КЭП). Стартапу следует рассматривать этот документ как своеобразную конституцию, постоянно сверять свои действия с ней, поскольку каждый такой договор разрабатывается конкретно под вашу идею и учитывает специфику деятельности стартапа.

Кроме Грантового договора и программы, стартап должен придерживаться всех политик, правил и процедур USF, а также по запросу — предоставлять доступ USF для проведения мониторинга и оценки прогресса стартапа.

xkb44_t_lNBzvX-XWz4ErYrp6ycQCOWT_DaIQ7BfbVrl393BkEWTDVgOZz2WtkIaqA6yuLlpeIgfm3ymZtklXsbGbCyK0fjb2jGHiDh4ku9m4OYc66FAHAdQ6VP9GqTV_w2eBRIs

Illustrations by Freepik Stories

Шаг 2. Утверждение сметы

Поскольку грантовые деньги предоставляет фонд, который и контролирует их использование, то все расходы, которые планирует осуществить стартап, должны быть отражены в смете (excel таблица с подробной информацией по оплате труда, затратам на исследования и разработку, маркетинг и рекламу, административные расходы и т.п.) . Расходы грантовых средств вне сметы являются недопустимыми.

И даже если ваши расходы необходимы для деятельности стартапа, USF предусматривает следующие общие ограничения расходов по различным категориям:

- заработная плата специалистов должна соответствовать рыночному уровню, а суммарные расходы на зарплату не могут превышать 50% от общей сметы (причем сюда не включаются расходы на оплату услуг по договорам с ФОПами);

- стоимость оборудования, исследовательских работ (R&D), продвижения продукта, маркетинга, а также консультационных услуг должны определяться на конкурентных условиях (например, если вам нужны услуги дизайнера, вы должны обратиться минимум к трем дизайнерам либо дизайнерским компаниям, предоставляющих такие услуги и сравнив цены —  выбрать самые выгодные, или подать в USF четкое обоснование избрания другого поставщика услуг);

- расходы на консультационные услуги или на маркетинг — не более 30%;

- затраты на оборудование для производственных целей или R&D — не более 50%.

На протяжении всех отчетных периодов использования финансирования от USF советуем тщательно следить за соблюдением этих и других лимитов. Так, в Грантовом договоре также отражаются определенные лимиты на суммы предоплаты работ/услуг ваших контрагентов. В то же время, положительным аспектом является то, что эти ограничения можно изменить по согласованию с USF, если этого требует специфика вашего стартапа. Но такие согласования с Фондом необходимо осуществить еще до проведения каких-либо оплат.

Шаг 3. Непосредственное использование грантовых средств фонда

Как нами было упомянуто ранее, стоимость услуг, которые требуются стартапу (консультирование, маркетинг, R&D и т.д.), должна определяться на конкурентных основах. Однако, именно с этим моментом возникают большие трудности у стартапов. Что это за отбор? Как его провести? Какие документы стартап должен подготовить, а затем подать в USF?

Именно поэтому компания Legal Nodes подготовила собственные шаблоны тендерной документации, позволяющие проводить отбор продавцов законно и в соответствии со всеми процедур USF. Скачать их можно, указав свою электронную почту в конце статьи.

Во-первых, стартап должен провести конкурентную процедуру закупки (тендер), то есть конкурентный отбор продавцов по цене. Тендер может касаться как осуществления материальных работ, так и предоставления услуг (например, консультаций).

Для проведения тендера стартап должен направить не менее трем (не обязательно украинским) компаниям, специализирующимся на нужных работах/услугах Запрос ценовых предложений (Запит цінових пропозицій). Причем такой запрос может касаться как одного часа работы специалиста, так и общего объема работ. Рекомендуем выбирать один из этих вариантов, чтобы легко сопоставлять предложения от исполнителей.

Когда вы получите ответы от компаний, начинается так называемая процедура рассмотрения, по результатам которой для USF нужно предоставить Протокол раскрытия ценовых предложений (Протокол розкриття цінових пропозицій). В этом документе описываются все предоставленные цены и выбирается наиболее экономически выгодный участник-победитель. В редких случаях, если выбор дорогостоящих услуг имеет значительный ряд преимуществ, стартап должен также добавить к документам Обоснование выбора участника (Обґрунтування вибору учасника).

Так, на практике мы столкнулись с ситуацией, когда был выбран поставщик услуг по SEO оптимизации с более высокой цене услуг, поскольку он понимал специфику стартапа, имел соответствующий опыт работы в сфере legal tech, чего не имели другие участники тендера. Четкое обоснование, приложенное к документации, помогло избежать сложностей с подготовкой отчетности для USF и обеспечило заказчика качественными услугами.

С выбранным победителем тендера стартап должен заключить договор, а позже, указав все необходимые реквизиты, осуществить оплаты. Также в конце сотрудничества стартап должен подписать акт выполненных работ или оказанных услуг.

В дальнейшем все указанные документы и платежные поручения должны быть сохранены и направлены в USF (это возможно как в формате электронного письма, так и создания датарума). Выполнив все эти условия, стартап успешно закроет отчетные периоды и законно потратит грантовое финансирование от USF.

Оставьте свой адрес электронной почты, чтобы получить шаблон Запроса и Протокола раскрытия ценовых предложений:

Предоставляя свой электронный адрес, вы соглашаетесь получать от нас персонализированные письма и рекламные материалы.

Вы можете в любой момент отозвать свое согласие, связавшись с нами через нашу электронную почту.

Команда Legal Nodes

Блог Legal Nodes

Для Стартапов
Зачем нужен Founders Agreement (Договор между основателями стартапа) и что в нем нужно предусмотреть? + шаблон 2021

В этот раз мы подготовили статью про Founders Agreement (Договоро между основателями стартапа), где рассказываем более детально про то, зачем он нужен, примеры использования, а также даем 5 практических советов о том, что стоит в нем указать + б...

Команда Legal Nodes
Общее
Зачем нужны Правила пользования сайтом (Terms of Use) и что в них нужно предусмотреть? + шаблон 2021

Если компания правильно пропишет свои Terms of Use, то сможет предупредить негативные последствия и не нести юридическую ответственность в сложных ситуациях. В этот раз мы подготовили для вас статью с рекомендациями и БЕСПЛАТНЫЙ шаблон Terms of ...

Команда Legal Nodes
Общее
Публикация приложений в App Store и Google Play: чек-лист

Чтобы без проблем опубликовать приложение в App Store и Google Play, мы подготовили для вас эту статью и чек-лист необходимых шагов (в конце статьи ты найдешь форму для скачивания чек-листа с более подробной информацией!)...

Команда Legal Nodes
Персональные данные(GDPR)
Legal Nodes запускает сервис Data Protection Officer по подписке на Product Hunt!

Мы предлагаем новый продукт с услугами DPO, который как минимум в 5 раз эффективнее и дешевле, чем нанимать своего DPO в штат. Поддержите нашу страницу "DPO по подписке" на Product Hunt!...

Команда Legal Nodes
Для Стартапов
Как стартапу юридически правильно запустить производство hardware-продукта?

Решиться на создание своего бизнеса в сфере hardware может быть сложно, понимания весь массив предстоящей работы. В этой статье ты найдешь юридический чек-лист того, о чем нужно позаботиться при запуске своего hardware производства....

Команда Legal Nodes
Персональные данные(GDPR)
Data Protection Officer (DPO) по подписке: как компаниям, работающим с персональными данными, соответствовать GDPR без проблем

Месячная подписка позволяет закрывать потребность в защите персональных данных, соответствовать GDPR и легко прогнозировать свои траты на legal. Концепция "DPO по подписке” позволяет фаундерам в первую очередь вкладывать деньги в развитие своего...

Команда Legal Nodes
Для Стартапов
Юрисконсульт по подписке: как современному стартапу облегчить юридическую рутину

Концепция lawyer-as-a-service (юрист по подписке) позволяет фаундерам заниматься развитием стартапа, а не юридической рутиной, забыть о дорогостоящих юрфирмах, длительных коммуникациях с юристами или о необходимости нанимать собственного юриста....

Команда Legal Nodes
Персональные данные(GDPR)
Cookie Policy: как отслеживать работу вашего сайта, не нарушая требований GDPR? + шаблон Cookie Policy

Эта статья поможет разобраться в типичных ошибках при сборе файлов cookie и необходимых мерах для соблюдения законов Европейского Союза о защите данных. В конце статьи вы бесплатно сможете получить шаблон Cookie Policy для вашего сайта....

Команда Legal Nodes
Для Стартапов
Какие юридические документы необходимо собрать стартапу, чтобы успешно отчитываться перед USF (Ukrainian Startup Fund)?

Если ваш стартап уже начал работу с USF или только планирует участвовать в грантовой программе, команда Legal Nodes будет рада поделиться с Вами шаблонами юридических документов для успешной подачи отчетности в USF....

Команда Legal Nodes