poster
Для стартапів

Які юридичні документи необхідно зібрати стартапу, щоб успішно звітувати перед USF (Ukrainian Startup Fund)?

Трохи більше року тому, 2 грудня 2019 року, Ukrainian Startup Fund (USF) розпочав прийом заявок від українських стартапів на ранніх стадіях. Ukrainian Startup Fund — це державний фонд, започаткований за ініціативою Кабінету Міністрів України та місією якого є підтримка інноваційних проектів та допомога найталановитішим українським підприємцям у створенні успішних глобальних компаній.

Надаючи фінансування на початкових стадіях розвитку (pre-seed та seed), USF за цей короткий час став найбільшим ангельским інвестором в Україні з найбільшою актуальною базою стартапів на ранніх стадіях. Так, за перший рік роботи 64 стартапи вже залучили гранти від фонду, серед яких і команда Legal Nodes, яка 28 квітня 2020 року отримала найвищий результат на п'ятому Pitch Day та залучила від USF грант у розмірі 50 тисяч доларів США.

Якщо ваш стартап уже розпочав роботу із USF або лише планує брати участь у грантовій програмі, команда Legal Nodes рада поділитися з Вами кроками та шаблонами юридичних документів для успішної подачі звітності у USF. 

Цей матеріал написаний за підтримки USF і є відображенням нашого особистого досвіду співпраці.

 

Крок 1. Підписання договору між USF та стартапом

Якщо Ви вдало провели пітч (виступили із презентацією) стартапу, а у USF прийняли рішення про його фінансування, першим кроком є укладення Грантового договору. Для цього Вам потрібно зібрати та подати фонду деякі необхідні документи:

  1. довідку про відкриття окремого банківського рахунку під грантові гроші;
  2. підтвердження прав інтелектуальної власності та ноу-хау (за потреби, наприклад, це може бути свідоцтво про реєстрацію торгової марки або патент на винахід та ін.);
  3. довідки із різних реєстрів, що підтверджують відсутність заборгованості по податкам/зборам, платоспроможність стартапу та всі факти державної допомоги стартапу за останні три роки тощо.

Після отримання цих документів USF формує Грантовий договір та підписує його з уповноваженим представником стартапу (для цього треба також заздалегідь отримати кваліфікований електронний підпис). Загалом стартапу варто вважати цей документ своєрідною конституцією, постійно звіряти свої дії з ним, оскільки кожний такий договір створюється конкретно під вашу ідею та враховує специфіку діяльності стартапу. 

Крім Грантового договору і програми, стартап має дотримуватися усіх політик, правил та процедур USF, а також за запитом надавати доступ USF для проведення моніторингу та оцінки прогресу стартапу.

tuy5Nw0_Ch-lWPnTc6ift3S7dpD1tyQVS2nhmTO9RGEdheYFmTn7N92jrJXTamkHIkE3nC2RcXJcFnHv_gT3cK6KONpp9Im-8_kaiDRPxXcpIJqmcDu2SVSmyIMsEE92sXc_o395
Illustrations by Freepik Stories

Крок 2. Затвердження кошторису

Оскільки грантові гроші надає фонд, який і контролює їх використання, то усі витрати, які планує здійснити стартап, мають бути відображені у кошторисі (excel таблиця із детальною інформацією по оплаті праці, витратам на дослідження і розробку, маркетинг і рекламу, адміністративні витрати тощо). Витрати грантових коштів поза кошторисом є недопустимими. 

І навіть якщо ваші витрати є необхідними для діяльності стартапу, USF передбачає такі загальні обмеження витрат по різним категоріям:

- заробітна плата фахівців має відповідати ринковому рівню, а сумарні витрати на зарплату не можуть перевищувати 50% від загального кошторису (при чому сюди не включаються витрати на оплату послуг за договорами із ФОПами);

- вартість обладнання та устаткування, дослідних робіт (R&D), просування продукту, маркетингу, а також консультаційних послуг мають визначатись на конкурентних умовах (наприклад, якщо вам потрібні послуги дизайнера, ви маєте звернутись мінімум до трьох дизайнерів або дизайнерських компаній, що надають такі послуги, і порівнявши ціни — обрати найвигідніші, або ж подати до USF чітке обґрунтування обрання іншого постачальника послуг);

- витрати на консультаційні послуги або на маркетинг — не більше 30%;

- витрати на обладнання для виробничих цілей чи R&D не більше 50%.

Протягом усіх звітних періодів використання фінансування від USF радимо ретельно слідкувати за дотриманням цих та інших лімітів. Так, у Грантову договорі також відображаються певні ліміти на суми передоплати робіт/послуг ваших контрагентів. У той же час, позитивним аспектом є те, що ці обмеження можна змінити за погодженням із USF, якщо цього вимагає специфіка вашого стартапу. Але такі погодження із Фондом необхідно здійснити ще до проведення будь-яких оплат.

 

Крок 3. Безпосереднє використання грантових коштів фонду

Як ми раніше згадали, вартість послуг, що потребує стартап (консультування, маркетинг, R&D тощо), має визначатись на конкурентних основах. Однак, саме з цим моментом виникають чималі труднощі у стартапів. Що це за відбір? Як його провести? Які документи стартап має підготувати, а потім подати до USF? 

Саме тому компанія Legal Nodes підготувала власні шаблони тендерної документації, що дозволяють проводити відбір продавців законно та відповідно до всіх процедур USF. Завантажити їх можна, вказавши свою електронну пошту в кінці статті.

По-перше, стартап має провести конкурентну процедуру закупівлі (тендер), тобто конкурентний відбір продавців за ціною. Тендер може стосуватись як здійснення матеріальних робіт, так і надання послуг (наприклад, консультацій). 

Для проведення тендеру стартап має направити не менше як трьом (не обов’язково українським) компаніям, що спеціалізуються на потрібних роботах/послугах Запит цінових пропозицій. При чому такий запит може стосуватись як однієї години, так і загального об’єму робіт. Рекомендуємо обирати один із цих варіантів, аби легко співставляти пропозиції виконавців.

Коли ви отримаєте відповіді, розпочинається так звана процедура розгляду, за результатами якої для USF потрібно надати Протокол розкриття цінових пропозицій. У цьому документі описуються всі надіслані ціни та обирається найбільш економічно вигідний учасник – переможець. У рідкісних випадках, якщо обрання дорожчих послуг має значний ряд переваг, стартап повинен також додати до документів Обґрунтування вибору учасника.

Так, на практиці ми стикнулись із ситуацією, коли був обраний постачальник послуг із SEO оптимізації із вищою ціною послуг, оскільки він розумів специфіку стартапу, мав відповідний досвід робити у сфері legal tech, чого не мали інші учасники тендеру. Чітке обґрунтування, додане у документації, допомогло уникнути складнощів із підготовкою звітності для USF та забезпечило замовника якісними послугами.

Із обраним переможцем тендеру стартап має укласти договір, а пізніше, вказавши всі потрібні реквізити, здійснити оплати. Також у кінці співпраці стартап має підписати акт виконаних робіт або наданих послуг.

Надалі всі вказані документи та платіжні доручення мають бути збережені та направлені до USF (це можливо як у форматі електронного листа, так і шляхом створення датаруму). Виконавши всі ці умови, стартап успішно закриє звітні періоди та законно витратить грантове фінансування від USF.

Залиште свою адресу електронної пошти, щоб одержати шаблон Запиту та Протоколу розкриття цінових пропозицій:

Надаючи свою електронну адресу, ви погоджуєтесь отримувати від нас персоналізовані листи та рекламні матеріали.

Ви можете у будь-який момент відкликати свою згоду, зв’язавшись з нами за нашою електронною адресою.


Команда Legal Nodes

Блог Legal Nodes

Персональні дані(GDPR)
Legal Nodes запускає сервіс Data Protection Officer по підписці на Product Hunt

Ми пропонуємо новий продукт з послугами DPO, який щонаймеше у 5 разів ефективніший та дешевший, аніж наймати власного DPO у штат. Підтримайте нашу сторінку "DPO по підписці" на Product Hunt!...

Команда Legal Nodes
КІК
10 тез про податкові ризики 2021 року для українських IT компаній, зареєстрованих за кордоном

Зі вступом закону 466-IX у чинність у зоні податкового ризику опинився ІТ бізнес та стартапи, що мають зареєстровані іноземні компанії. У цій статті ти знайдеш витяг із ключових тез панельної дискусії по цій темі....

Команда Legal Nodes
Для Стартапів
Як стартапу юридично правильно запустити виробництво hardware-продукту?

Зважитися на створення свого бізнесу у сфері hardware може бути складно, розуміючи весь масив майбутньої роботи. У цій статті ти знайдеш юридичний чек-ліст того, про що потрібно подбати при запуску свого hardware виробництва....

Команда Legal Nodes
Персональні дані(GDPR)
Data Protection Officer (DPO) по підписці: як компаніям, що працюють з персональними даними, відповідати вимогам GDPR без проблем

Місячна підписка дозволяє закривати потребу у захисті персональних даних, відповідати вимогам GDPR та легко прогнозувати свої витрати на legal. Концепція "DPO по підписці" дозволяє фаундерам у першу чергу вкладати гроші в розвиток свого продукту...

Команда Legal Nodes
Для Стартапів
Юрисконсульт по підписці: як сучасному стартапу полегшити юридичну рутину

Концепція lawyer-as-a-service (юрист по підписці) дозволяє фаундеру займатися розвитком стартапу, а не юридичною рутиною, забути про дорогі юрфірми, тривалі комунікації з юристами або про необхідність наймати штатного юриста. У цій статті ми зіб...

Команда Legal Nodes
Персональні дані(GDPR)
Cookie Policy: як відстежувати роботу вашого веб-сайту, не порушуючи вимог GDPR? + шаблон Cookie Policy

Ця стаття допоможе розібратися у типових помилках при збиранні файлів cookie та заходах, які потрібні, щоб дотримуватися законів Європейського Союзу про захист даних. В кінці статті ви безкоштовно зможете отримати шаблон Cookie policy для вашого...

Команда Legal Nodes
Для Стартапів
Які юридичні документи необхідно зібрати стартапу, щоб успішно звітувати перед USF (Ukrainian Startup Fund)?

Якщо ваш стартап уже розпочав роботу із USF або лише планує брати участь у грантовій програмі, команда Legal Nodes рада поділитися з Вами кроками та шаблонами юридичних документів для успішної подачі звітності у USF. ...

Команда Legal Nodes
Загальна
Legal Nodes у 2020 році: підсумки

Незважаючи на те, що для багатьох 2020 рік тепер асоціюється лише з пандемією коронавірусу та локдауном, було б помилкою забути все хороше, що сталося у цьому році. Особливо зараз, напередодні Нового Року, коли у повітрі відчувається атмосфера п...

Команда Legal Nodes
Захист Інт. Власності
Як бізнесу захистити інтелектуальну власність: 4 рекомендації від юристів

Команда Legal Nodes вирішила розібратися в тому, які кроки потрібно обов'язково зробити бізнесу для захисту інтелектуальної власності, та підготувала 4 рекомендації підприємцям з урахуванням гучних скандалів у цій сфері...

Команда Legal Nodes